Asistente Administrativo y Ejecutivo
Hybrid - US
Asistente Administrativo y Ejecutivo
Medio tiempo • Hybrid - US
Responsive recruiter
Beneficios:
- Partidos de la empresa
- Descuentos para empleados
- Horario flexible
- Oportunidad de ascenso
- Recursos de bienestar
YogaSix Main Line & Glen Mills
A tiempo parcial | Aproximadamente 15 horas a la semana
A tiempo parcial | Aproximadamente 15 horas a la semana
Sobre el puesto
YogaSix Main Line y Glen Mills buscan un Asistente Administrativo y Ejecutivo altamente organizado, proactivo y de confianza para proporcionar apoyo directo al propietario de ambos estudios.
Ayudarás a gestionar los numerosos detalles administrativos que conlleva la gestión de dos negocios en crecimiento; desde la programación y organización del correo electrónico hasta el seguimiento de proveedores, coordinación de reclutamiento, compras, informes, proyectos y seguimiento de plazos y compromisos importantes.
La persona ideal es alguien que piensa de forma natural, se mantiene organizada y cumple con ello.
Este no es un puesto tradicional de recepcionista. Buscamos a alguien que pueda convertirse en una extensión de confianza del propietario; alguien que pueda asumir una tarea, averiguar los siguientes pasos y llevarla hasta el final.
Responsabilidades clave
Apoyo ejecutivo y propietario
- Ayuda a gestionar y organizar el calendario del propietario, reuniones, citas y compromisos
- Mantén una lista maestra de tareas, proyectos, plazos y seguimientos pendientes
- Lleva un registro de los compromisos asumidos por el propietario y asegúrate de que los objetos importantes no se queden sin hacer
- Prepara agendas, notas, documentos y materiales para las reuniones
- Haz seguimiento de las acciones tras reuniones y conversaciones
- Ayuda a organizar el correo electrónico del propietario e identificar los elementos que requieren atención, seguimiento o delegación
- Coordina la programación con empleados, proveedores, candidatos, socios comerciales y otros contactos
- Investiga información y prepara resúmenes o recomendaciones para el propietario cuando sea necesario
- Mantener organizados archivos digitales y documentos empresariales
- Ayuda al propietario a adelantarse a fechas importantes, renovaciones, plazos, citas y responsabilidades recurrentes
- Proporciona una actualización semanal sencilla al propietario detallando los asuntos completados, pendientes, plazos próximos y cualquier cosa que requiera atención
Coordinación entre proveedores y negocios
- Servir como punto de contacto para la comunicación rutinaria con los proveedores
- Programar reparaciones, mantenimiento, limpieza, inspecciones, entregas y citas de servicio
- Solicita presupuestos y recopila información de los proveedores
- Haz seguimiento con los proveedores sobre asuntos pendientes y trabajos incompletos
- Mantén una lista organizada de proveedores, contactos, contratos y servicios recurrentes
- Contratos de vía y fechas de renovación del servicio
- Coordina la compra rutinaria y el pedido de material de estudio
- Escalar gastos mayores, contratos o decisiones empresariales al propietario para su aprobación
Reclutamiento y Administración de Recursos Humanos
- Gestionar los aspectos administrativos del reclutamiento, incluyendo ofertas de empleo y seguimiento de candidaturas
- Ayuda con el papeleo de incorporación y la organización de nuevas contrataciones
- Haz un seguimiento de las certificaciones de los empleados, los requisitos de formación y las fechas de caducidad
- Haz un seguimiento de los aniversarios de los empleados y otras fechas importantes
- Ayudar con la gestión de la baja de empleados
- Mantener registros organizados de empleados y documentación de RRHH
- Ayuda al propietario a mantenerse al día con los plazos administrativos relacionados con el personal
Informes y Organización Empresarial
- Recopila información y reportajes rutinarios de los estudios
- Mantener hojas de cálculo y rastreadores de negocio
- Organiza la membresía, ventas, asistencia, prospectos y otra información operativa según se solicite
- Prepara información para las revisiones comerciales semanales o mensuales del propietario
- Mantener organizada la información empresarial importante y fácil de acceder
- Identificar información faltante o asuntos pendientes que requieran seguimiento
Gestión de proyectos y seguimiento
- Ayuda al propietario a trasladar proyectos desde la idea → el plan → la finalización
- Crea plazos sencillos, listas de verificación y listas de tareas para proyectos
- Haz un seguimiento con la persona adecuada cuando algo esté pendiente
- Lleva un registro de varios proyectos simultáneamente
- Identifica posibles obstáculos y ponlos en conocimiento del propietario
- Proporciona actualizaciones de estado periódicas sin que el propietario tenga que preguntar
- Asumir la responsabilidad de los proyectos administrativos de principio a fin
Lo que buscamos
La persona adecuada será:
- Extremadamente organizado y detallista
- Proactivo en lugar de reactivo
- Excelente en el seguimiento
- Cómodo gestionando múltiples prioridades
- Un comunicador fuerte tanto escrito como verbal
- Fiable, digno de confianza y profesional
- Cómodo trabajando de forma independiente
- Familiarizado con la tecnología y cómodo con el correo electrónico, calendarios, hojas de cálculo y sistemas online
- Bueno manteniendo la información organizada
- Cómodo comunicándose con empleados, proveedores, solicitantes y socios comerciales
- Capaz de gestionar adecuadamente información confidencial de negocios y empleados
Horario y horario
- Aproximadamente 15 horas a la semana
- Idealmente 3 horas al día, de lunes a viernes
- Cierta flexibilidad en la programación
- Principalmente trabajo remoto/administrativo con necesidades ocasionales en los estudios
- La disponibilidad ocasional fuera del horario normal puede ser útil para asuntos urgentes
Para solicitar
Por favor, presenta tu currículum junto con una breve explicación de por qué crees que encajarías bien para este puesto.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
Compensación: 25,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)